De Ontwerpweek: samen geconcentreerd werken aan output die er toe doet

19 mei 16

De Ontwerpweek: samen geconcentreerd werken aan output die er toe doet

Dit voorjaar mochten we bij verschillende organisaties een ontwerpweek begeleiden: een snelkookpan waarin we met een team onder tijdsdruk een leertraject ontwerpen. Met makers die de schouders onder de klus zetten en critical friends die zorgen voor frisse input en nieuwe invalshoeken. In deze blog schreven we al eerder over de aanpak, opbrengsten en uitgangspunten van deze snelkookpan.


Telkens weer valt ons op dat zo'n ontwerpweek iets magisch is. Mensen worden zo gegrepen door de klus dat ze bijna niet meer kunnen stoppen. Ze voeren verdiepende gesprekken over onderwerpen die anders niet zomaar aan bod komen. Ze verrassen de organisatie met de resultaten die ze in korte tijd bereiken. En met de energie, het enthousiasme en de overtuiging die ze uitstralen.


De ontwerpweek levert niet alleen een prachtproduct op: een ontwerp voor een nieuw leertraject. De week kent ook een andere, minstens zo waardevolle opbrengst. De grote betrokkenheid van het team, critical friends en opdrachtgevers creëert onderlinge verbondenheid. Soms ontstaat er een buzz in een organisatie die er voor zorgt dat collega’s komen vragen of ze ook critical friend mogen zijn. Of leden van het ontwerpteam gaan halverwege de week hun eigen afdeling langs en komen met tien nieuwe collega’s terug die een paar uur met ons willen meedenken. Mensen ontwikkelen een sterke relatie met elkaar rond het thema en het ontwerp van het leertraject. “Er is iets unieks gebeurd in deze week” vertelde één van onze opdrachtgevers, refererend aan precies deze relationele opbrengst.


Wat maakt de ontwerpweek zo'n aantrekkelijke manier van werken? In deze blog reflecteren we daarop.
 

Alibi voor diep werk

Een ontwerpweek lijkt de perfecte alibi te zijn om geconcentreerd te werken aan een klus waar veel denkkracht voor nodig is. Cal Newport noemt dit diep werk. Je zet je cognitieve vaardigheden optimaal in, waardoor je veel leert van wat je doet. Wat je creëert, is van grote waarde en moeilijk te repliceren. Newport onderscheidt verschillende strategieën om ruimte te maken voor diep werk.

 

Eentje daarvan is de 'dubbelmodus'. Je gaat mee in oppervlakkig werk maar eens in de zoveel tijd zonder je jezelf een paar dagen af om aan een project te werken. In de ontwerpweek is dat precies wat we doen. We blokken een aantal aaneengesloten dagen en mensen die meedoen zijn daar helemaal voor uitgeroosterd. De out of office gaat aan en de mobiel gaat uit. We zoeken een ruime plek waar we een week lang onze gang kunnen gaan, weg van de eigen werkplek. Zo worden we niet gestoord bij onze opdracht. De enigen die het ontwerpteam bezoeken zijn mensen die we daar speciaal voor uitnodigen: onze critical friends. Die komen op een vast moment tijdens de werkdag. Deze vaste afspraak dwingt ons om de aandacht alleen te richten op datgene wat we hen willen voorleggen. Al het andere moet wachten.
 

Output bepaalt de agenda

In een ontwerpweek heeft iedereen heel scherp voor ogen waar we aan werken en waarom dat belangrijk is. Teamleden maken er daarom graag de agenda voor leeg. De output bepaalt de agenda voor de week. In het normale werk laten we ons meestal leiden door input, oftewel dat wat op ons af komt. Dat veroorzaakt volgens Tony Crabbe, auteur van het boek Nooit meer druk, 'reactieve drukte'. Vergaderingen, mailtjes, telefoontjes en vragen van anderen bepalen waar we onze tijd aan besteden. Tijdens een ontwerpweek sluiten we ons daarvoor af. We laten ons alleen leiden door de output die van belang is, het resultaat dat we willen neerzetten. Zoals een nieuw ontwerp voor een opleiding; in de zorg, in de luchtvaart of in de artistieke sector.
 

Ideale teamontwikkelruimte

Tenslotte is onze ervaring dat mensen die meedoen aan een ontwerpweek, ingegeven door de verantwoordelijk om de klus met elkaar te klaren, samen zorgen een ideale ontwikkelruimte. Volgens Karin Derksen maken teams deze ontwikkelruimte door:

  • aandacht te besteden aan het resultaat dat ze samen willen behalen (toekomst creëren);
  • ideeën en oplossingen vanuit verschillende perspectieven te belichten en afwijkende meningen te onderzoeken (reflecteren);
  • nieuwsgierig te zijn naar elkaars beweegredenen en motieven (dialoog voeren);
  • de werkzaamheden te plannen en structureren en de tijd goed te bewaken (organiseren).


Hoe beter het teams lukt om evenwichtig aandacht te besteden aan deze vier activiteiten, hoe groter de kans dat ze betere resultaten boeken. En daarin zit 'm nu ook juist de uitdaging. Want toekomst creëren en organiseren gaan over het resultaat dat bereikt moet worden en vragen om actie en focus. Terwijl dialoog voeren en reflecteren gaan over ruimte maken, verbreden en stil staan. Twee uiteenlopende energieën die je vaak niet als vanzelf combineert. Als begeleiders van een ontwerpweek ondersteunen we het team om beide oriëntaties aandacht te geven. Dit doen we door momenten in te bouwen waarop er iets getoond en verantwoord moet worden, bijvoorbeeld aan critical friends of de opdrachtgever. Mensen werken dan heel resultaatgericht en snel omdat ze graag iets moois willen laten zien.

 

Op andere momenten kiezen we juist ervoor om de diepte in te gaan en verschillen in opvattingen tussen teamleden zichtbaar te maken. Dat doen we niet door veel en lang praten, eerder door mensen een prototype te laten maken van hoe ze het ontwerp van het leertraject voor zich zien. Zeker wanneer de opvattingen over dat ontwerp uiteen lijken te lopen, is dit een effectieve strategie. Want als de schetsen er eenmaal liggen blijkt vaak dat men het over veel meer dingen eens is dan vooraf werd gedacht. Eerst produceren en dan erover praten (in plaats van andersom) is daarom een belangrijke teamafspraak die we aan het begin van de ontwerpweek maken.
 
Een opdrachtgever vatte de waarde van een ontwerpweek mooi samen: het is dé manier om een droom die in de lucht zweeft, beet te pakken en naar de aarde te halen.
 
Benieuwd of een ontwerpweek ook iets voor jouw organisatie kan betekenen? Neem gerust contact met ons op.
 


Reageer op dit item

Naam

E-mail

Reactie

 


Andere interessante blogs op het thema “Inspiratie” voor jou geselecteerd:


De kracht van verhalen

24 jun

De kracht van verhalen

Hoe een dramaserie de realiteit beïnvloedt Kortgeleden verscheen de Netflix serie 'When they see us'; een serie over een rechtszaak uit 1989. Na het uitbrengen van de serie worden meerdere kopstukken uit de zaak, zoals een Amerikaanse officier van justitie, alsnog ter verantwoording geroepen....

Van een vijfpuntsschaal naar zelfreflectie

20 jun

Van een vijfpuntsschaal naar zelfreflectie

Talent, ontwikkelen en presteren bij Achmea “Achmea gooit beoordeling van medewerkers over andere boeg” zo maakte het verzekeringsbedrijf met ruim 12.000 medewerkers afgelopen september bekend. Een persbericht waar in veel organisaties met belangstelling naar werd gegeken, want het is zowel een hot item als...

De tijd nemen voor diepe reflectie: 24 uur alleen op een berg

18 jun

De tijd nemen voor diepe reflectie: 24 uur alleen op een berg

Doen versus zijn We hebben het druk. Met werk, familie en vrienden. Met interessante gesprekken, initiatieven in de wereld zetten en een veelheid aan activiteiten in de vrije tijd. Allemaal betekenisvol en waardevol, met een nadruk op het doen . Op zichzelf is daar...

Hoe gaat het?

21 mei

Door: Sandra Ringeling - profiel | Categorie: Inspiratie
Hoe gaat het?

De evolutie van een nieuwe manier van in gesprek zijn over functioneren bij de gemeente Utrecht Wat doe je als je in jouw organisatie wilt werken aan de vernieuwing van beoordelen en belonen? Dan ga je afkijken bij anderen en op zoek naar inspiratie!...

Het Goede Gesprek: dromen, durven en vooral: doen!

7 mei

Het Goede Gesprek: dromen, durven en vooral: doen!

Lessons learned bij vernieuwing van de gesprekscyclus Na 10 jaar functioneringsmanagement met ‘afvink’lijstjes met competenties en een vaste cyclus van drie gesprekken per jaar gooit advies- en ingeniersbureau Tauw sinds dit jaar het roer om. Het is nu aan de leidinggevenden en medewerkers om...

Starten met een check-in: vragen die verhalen uitnodigen

25 apr

Starten met een check-in: vragen die verhalen uitnodigen

Hoe is het nu met je? Waar heb jij je deze ochtend al over verwonderd? Wat is een plek die veel voor jou betekent in Rotterdam? Wat is een moment sinds de vorige bijeenkomst waarin je iets nieuws over jezelf hebt ontdekt? Welke vraag houdt...

Talententaal geeft lucht

15 apr

Talententaal geeft lucht

Hoe talentenworkshops de samenwerking bevorderen Bank J.Van Breda & C° is een financiële instelling die advies geeft aan ondernemers en vrije beroepen. Zij werken al een aantal jaren samen met Kessels en Smit rond het ontwikkelen van talent. Sinds 2018 biedt Bank J.Van Breda...

Imperfect adviseren: kwetsbaarheid in een ander daglicht

8 apr

Imperfect adviseren: kwetsbaarheid in een ander daglicht

Eén van de uitdagingen vandaag de dag is om jouw eigen weg te vinden in een samenleving met steeds meer vrijheid, keuzes en overwegingen. Of het nu gaat om hoe je jouw vrije tijd besteedt, met wie je wel of juist niet omgaat of de...
vorige
1 2 3 ... 67 68 69
volgende