Sssssstttt… We zijn in gesprek!

8 apr 15

Sssssstttt… We zijn in gesprek!

Groeien van 80 productiemedewerkers naar 160, groeien van 500 productiestuks per dag naar 1200, groeien naar een nieuwe organisatievorm… In dit uitdagende groeiproces opereert Punch Powertrain vandaag de dag op volle toeren. De medewerkers in deze fabriek in het Belgische Sint Truiden produceren en assembleren onderdelen van versnellingsbakken die geëxporteerd worden naar Azië waar ze in auto’s geplaatst worden. In deze blogreeks vertellen we hoe zij steeds meer invloed nemen om hun eigen werk vorm te geven. Daarvoor is er veel onderling overleg en communicatie nodig. In deze blog 6 van onze blogreeks vertellen we over hoe ze daarin bij Punch steeds beter worden. De illustratie bij deze blog is gemaakt door K&S-collega Joep Schuermans.
 

'Communicatie' als prioriteit

Bij de opstartdag van de CVT’s staat communicatie steevast hoog op de lijst van aan te pakken punten. Als we hen vragen wat wil je aanpakken, zegt men steevast “communicatie”. Het is een abstract begrip maar toch heeft iedereen het gevoel dat dit belangrijk is en ook lastig soms. Want wat is dan goed? Waarover wil je het dan met elkaar hebben? Wat zijn effectieve manieren?

 

Collega’s uit de fabriek geven aan dat ze soms te lang blijven hangen in ‘een collega doet iets niet goed’. Ze zijn dan wel betrokken maar weten niet altijd welke acties effectief zijn. De neiging is dan reactief te zijn en soms zelfs wat te mopperen op een collega. Terwijl je pas iets kunt veranderen op het moment dat je zo’n situatie ziet als iets waar je aandeel in heb. Communicatie is iets van twee kanten. De vraag die zij hebben is: Hoe kan je hier invloed op nemen? (En dus niet: afwachtend zijn of iets neerleggen bij de groepschefs).  

 

Een overdrachtsformulier vervangt niet het gesprek

De noodzaak van een goede communicatie komt al bij de aanvang van het hele betrokkenheidsproces tot uiting, vooral op het moment van de ploegoverdracht. De groep ontwikkelde toen enkele kleine hulpmiddelen zoals een document waarin de werkzaamheden op een rij stonden met een plekje om na de ploegoverdracht van beide kanten een handtekening ter bevestiging te zetten. Dit overdrachtsformulier lijkt even een goeie oplossing. Toch blijft het gebeuren dat mensen na dit moment naar hun groepschef of ploegverantwoordelijke gaan om daar kleine ergernissen te luchten: “Er ligt weer veel rommel” of “ De voorraad is weer niet aangevuld”. Als wij hen aanmoedigden om dit rechtstreeks te bespreken met de betrokken collega, lukt dit vaak niet. We krijgen antwoorden zoals: “dat helpt toch niet”, “het is niet aan mij om hem aan te spreken” of “hij luistert nooit naar mij”. Er is blijkbaar meer nodig dan een checklist om in gesprek te komen.
 

Nu er Continu Verantwoordelijke Teams (CVT’s) zijn, moeten we wel in gesprek

De collega’s in de fabriek werken nu over de ploegen heen in één CVT. Dit maakt dat zij niet meer de dienst overdragen aan ‘de andere ploeg’ maar aan iemand uit het ‘eigen CVT-team’. Misschien maakt dat verschil. Hoe dan ook merken we dat de tijd nu rijp is om iets te gaan doen om het bulkbegrip “communicatie” gestalte te gaan geven.
 

Ontwerp van de workshop “Ssst we zijn in gesprek”

Twee van onze collega’s van Kessels & Smit (Kris Snick en Amaryllis Laenen) gaan een workshop ontwerpen. Ze gaan ter voorbereiding de fabriek in en stellen mensen de volgende vragen:

  • Wat was een lastige situatie (met een klant) die je meemaakte?
  • Wanneer was dat? Welke omstandigheden spelen een rol?
  • Wie was er betrokken? Wat voor types?
  • Hoe heb je het aangepakt? Welk communicatiemiddel gebruikte je? Hoe reageerde je gesprekspartner? Wat maakt dat het moeilijk was?
  • Hoe had je het willen aanpakken?
  • Wat verwacht je van de workshop?

 
Voorbeelden van situaties die we in dit onderzoekje terughoren, zijn:

  • Mijn collega komt telkens net te laat voor de ploegoverdracht: we proberen een vijftal minuutjes eerder af te spreken. Als ik er wat van zeg, zegt hij: wees een beetje “chill” met je werk, je doet te hard je best”. Ik wil mijn werk echt goed doen.
  • “Ik heb een jonge collega die ik opleid. Dat werkt goed omdat ik hem vanuit vriendschap benader. Ik toon geduld : vanuit vriendschap benaderen en vooral geduld tonen als je iemand opleidt. Ik heb het gevoel dat er wel veel geduld is voor elkaar hier op de werkvloer.”

Het onderzoek op de werkplek laat zien dat er een afstand is tussen weten, graag willen en ook effectief doen. Onze bevindingen nemen we mee in het ontwerp van de  workshop: kleine groepjes, over de afstemmingen heen, een veilige setting. Telkens met een begeleider en een acteur gaan we aan de slag met hun concrete situaties.
 

Zeven spiegels voor zelfreflectie

We starten niet met grote communicatietheorieën maar we beginnen telkens met hun eigen situaties. Op deze manier komen modellen en kaders zoals transparant managen, de regels van feedback en de communicatiepiramide allemaal aan bod, maar dan vanuit hun situaties en in hun taal en woorden. Daarnaast bouwen we met hen gedurende de sessies aan een aantal ‘spiegels’ die hen helpen om bewust te kijken naar hun manier van communiceren. De ‘spiegels’ bestaan uit vragen die helpen bij zelfreflectie. Dit zijn de zeven waar zij zelf samen met ons op uitkomen:
 

  1. Weet je collega dat jij met iets zit?
    Als je al 14 dagen onvriendelijk doet maar heb niet gezegd wat er is, moet je je achter de oren krabben.
  2. Heb ik alles gedaan wat ik kon doen?
    Indien nee, pak invloed door iets te ondernemen of iemand aan te spreken. Indien ja, laat het vooral los.
  3. Hoe duidelijk was mijn boodschap?
    Kom met feiten, benoem het gedrag dat je anders wil zien (niet de persoon), gebruik voorbeelden en kom tot concrete afspraken.
  4. Heb ik uitgelegd waarom dit voor mij belangrijk is?
    Benoem het effect van wat je wil voor jezelf en ga op zoek naar jullie gemeenschappelijk belang.
  5. Heb ik verteld wat er bij mij leeft?
    Als je het in een gesprek niet eens geraakt over de inhoud, is het tijd om even stoom af te laten. Beschuldig de andere niet maar benoem waarom jij het lastig vindt dat het gesprek vastloopt en vertel wat je dan wel wil. Een IK-boodschap helpt.
  6. Hoe nieuwsgierig was ik naar het verhaal van de andere?
    Iedereen is anders en heeft andere prioriteiten dus neem rustig de tijd om elkaar te bevragen en goed uit te leggen wat jij wil en waarom.
  7. Wat zag ik de andere wel goed doen?
    Als je de andere alleen maar fouten ziet maken, draai het dan eens om en ga op zoek naar wat de andere wel goed doet. Je zou verbaasd staan wat zo’n compliment met de ander doet!

 
Het mooie is dat de reacties tot nu toe positief zijn. Koen Morrhey (HR-B.U.Partner) mailde deze week: “Ik hoor alleen maar positieve geluiden van deelnemers. Ze hebben het gevoel dat ze hier echt mee geholpen zijn.”

 

____________________________

 

In deze tweede blogserie zijn de volgende blogs verschenen:

 


Reageer op dit item

Naam

E-mail

Reactie

 


Andere interessante blogs op het thema “Activiteiten” voor jou geselecteerd:


Organisatiejournalistiek als krachtige veranderinterventie

9 mei

Organisatiejournalistiek als krachtige veranderinterventie

Collega Derk van der Pol is organisatiejournalist. Maar wat is het eigenlijk? Wat is het belang ervan voor organisaties? En wat vraagt het van je? Saskia Tjepkema interviewde Derk: “Voor mij gaat het erom dat je binnen een team of een hele organisatie...

Starten met een check-in: vragen die verhalen uitnodigen

25 apr

Starten met een check-in: vragen die verhalen uitnodigen

Hoe is het nu met je? Waar heb jij je deze ochtend al over verwonderd? Wat is een plek die veel voor jou betekent in Rotterdam? Wat is een moment sinds de vorige bijeenkomst waarin je iets nieuws over jezelf hebt ontdekt? Welke vraag houdt...

Imperfect adviseren: kwetsbaarheid in een ander daglicht

8 apr

Imperfect adviseren: kwetsbaarheid in een ander daglicht

Eén van de uitdagingen vandaag de dag is om jouw eigen weg te vinden in een samenleving met steeds meer vrijheid, keuzes en overwegingen. Of het nu gaat om hoe je jouw vrije tijd besteedt, met wie je wel of juist niet omgaat of de...

Hoe een succes je soms het verkeerde leert

3 apr

Hoe een succes je soms het verkeerde leert

In de Huiskamer van een Nederlands station hebben wij een gesprek met Marianne, een interim-manager. In haar opdracht maakt ze het een en ander mee. Ze vraagt om eens bij die ervaringen stil te staan vanuit ons ‘proceskundig perspectief’. Deze kijk gaat niet uitsluitend over...

'Hoe het gaat' is interessanter dan 'hoe het moet'

10 dec

'Hoe het gaat' is interessanter dan 'hoe het moet'

Als veranderkundige heeft Ton ten Broeke een fascinatie voor ‘hoe het gaat’: wat is de achterkant van veranderprocessen? Hoe ziet het eruit achter de aanpakken en stappenplannen? Daar waar het echte werk gebeurt. Hij heeft zes vakgenoten geïnterviewd over precies dát aspect van het werk....

Dit item is niet beschikbaar in het Nederlands.

9 nov



...

Ons lichaam liegt niet: faciliteren als persoonlijk vakmanschap

3 sep

Ons lichaam liegt niet: faciliteren als persoonlijk vakmanschap

Klik, klak, klik, klak, het geluid van mijn voetstappen echoot luid door de statige marmeren hal. Vele jaren geleden woonden de directeur en zijn gezin hier. Ik passeer de keuken, een badkamer en kom aan in een statige ruimte met zwaar eiken meubilair, tapijten en...

Bouwen aan het thema organisatiejournalistiek

13 aug

Bouwen aan het thema organisatiejournalistiek

In de themareeks ‘Het geheim van de smid’ in het tijdschrift 'Opleiding & Ontwikkeling' wordt op zoek gegaan naar methoden of aanpakken die waardevol en inspirerend zijn voor de praktijk. In het artikel 'Bouwen aan organisatiejournalistiek' bespreken Mara Spruyt en Derk van der Pol...
vorige
1 2 3 ... 26 27 28
volgende